Außendienst-App mit Tourenplaner für Österreich

Von Manuel Ober · 6. September 2026 · 5 Minuten Lesezeit

Was eine Außendienst-App können muss

Eine Außendienst-App muss wissen, wer dein Kunde ist und wer als Nächstes dran ist. Das können die wenigsten.

Firmen-Software kennt deine Kunden, aber sie ist für Teams gebaut: mit Verwaltung, Berichtswesen und einem Zugang für den Chef. Ein Routenplaner bringt dich von A nach B, aber er weiß nicht, welche Apotheke mittags zusperrt und wann du zuletzt dort warst.

trakki liegt dazwischen. Es ist für eine Person mit eigenem Gebiet gebaut, ohne Teamansicht und ohne Zugang für den Vorgesetzten.

Tourenplanung in der Außendienst-App

trakki führt dich durch die Woche, vom Excel-Blatt bis zur Notiz nach dem Besuch.

• Kundenliste laden. Du lädst deine Excel-Datei (.xlsx) in die App. Name und Adresse reichen, Koordinaten brauchst du nicht. Eine Vorlage gibt es in der App.
• Karte nach Fälligkeit. Jeder Kunde hat einen Rhythmus, zum Beispiel alle 60 Tage. Rot ist überfällig, gelb bald fällig, grün in Ordnung.
• Woche auf Knopfdruck. trakki legt die Woche nach Fälligkeit an, mit Fahrzeiten, Öffnungszeiten und deiner Mittagspause. Feste Termine bleiben, wo sie sind.
• Losfahren. Zum Navigieren öffnet trakki Google Maps, Apple Maps oder Waze. Übernachtest du auswärts, startet der nächste Tag im Hotel.
• Notiz nach dem Besuch. Jeder Besuch und jedes Telefonat steht mit Datum in der Kundenakte. Notizen kannst du einsprechen: am iPhone mit eigenem Knopf, am Android-Handy mit dem Mikrofon deiner Tastatur. Was in einen guten Besuchsbericht gehört, steht im Ratgeber Besuchsbericht im Außendienst.
• Excel heraus. Deine Besuche und Telefonate gibst du als Excel-Datei weiter, etwa für den Chef oder zur Gebietsübergabe.
• Mehrere Geräte. Handy und Tablet synchronisieren sich über deine eigene Cloud: Google Drive, OneDrive oder deine NAS.

Zum Start dazu: trakki auf der Apple Watch und auf Wear-OS-Uhren. Bald kommen ein Fahrtenbuch und Öffnungszeiten aus OpenStreetMap: trakki ergänzt fehlende Öffnungszeiten deiner Kunden und markiert sie zum Prüfen.

Eine Woche in der Praxis

Wie eine Woche mit trakki aussieht, zeigt dieses Beispiel mit erfundenen Kunden aus dem Raum Wiener Neustadt.

Du lädst am Montag eine Liste mit 120 Kunden. trakki erkennt die Spalten, du bestätigst. Auf der Karte sind 9 Punkte rot, 14 gelb. Du tippst auf „Woche planen“. Am Dienstag steht dann zum Beispiel Neunkirchen mit sechs Besuchen, und laut Plan bist du um 16:40 wieder zu Hause.

Fällt am Dienstag ein Besuch aus, bleibt der Kunde fällig. Wird dadurch ein Platz frei, schlägt trakki Kunden in der Nähe vor. Warst du umsonst dort, tippst du „Nicht angetroffen“: Der Kunde zählt nicht als besucht und kommt nach ein paar Werktagen wieder dran.

trakki rechnet mit Straßenzeiten, Staus kennt es nicht. Findet es für eine Strecke keine Straßenzeit, steht „Luftlinie geschätzt“ dabei.

Selbst ansehen

Die App kannst du vorab im Browser ausprobieren, mit erfundenen Beispielkunden. Du brauchst dafür kein Konto und keine E-Mail-Adresse.

Auf der Startseite öffnest du die Karte, filterst nach Fälligkeit und schaltest die Touren ein. Mit deiner eigenen Kundenliste planst du in der App auf dem Handy.

Für wen die Außendienst-App gebaut ist

trakki ist für alle gebaut, die ihre Woche selbst planen: Außendienst und Vertrieb mit eigenem Gebiet, Pharmareferenten, Handelsvertreter, Medizintechnik und Servicetechniker mit Wartungsrhythmus. Was sich je Fach ändert, steht unter Für wen.

Nicht gebaut ist trakki für Teams, die eine Zentrale einteilt, für Paketrouten und als zweites CRM. Eine Teamansicht gibt es nicht, mit Absicht. Was es für Teams und Lieferrouten gibt, zeigt der Überblick Außendienst-Software: fünf Arten.

Deine Daten bleiben bei dir

Es gibt keinen trakki-Server, auf dem deine Kundenliste liegt. Die Liste ist auf deinem Gerät gespeichert, und trakki wertet nicht aus, was du in der App tust.

Ein paar Dienste sehen trotzdem etwas. Die wichtigsten:

• Adresssuche: Stadia Maps bekommt die Adresse (Straße, PLZ, Ort). Tippst du einen Kundennamen ein, bekommt Stadia auch diesen Namen, damit du die Firma vorgeschlagen bekommst. Notizen gehen nie hin.
• Fahrzeiten: Stadia Maps bekommt nur Koordinaten-Paare, keine Namen und keine Adressen.
• Karte: OpenFreeMap liefert die Kacheln und sieht dafür Kartenausschnitt und IP-Adresse.
• Navigation: Startest du die Navigation, bekommt Google Maps, Apple Maps oder Waze Name und Adresse des Kunden als Ziel.
• Spracherkennung: Das macht Apple oder Google. trakki bekommt nur den Text.
• Sync: Die Datei liegt in deinem Konto bei Google Drive oder OneDrive oder auf deiner NAS. Sie ist signiert und mit deinem Sync-Passwort Ende-zu-Ende verschlüsselt, der Anbieter sieht nur Zeichensalat.

Ob Firmendaten in ein eigenes Werkzeug dürfen, regelt dein Arbeitgeber. Frag im Zweifel vorher. Mehr unter Deine Kundenliste liegt bei dir.

Wo trakki steht

trakki startet in Österreich: für iPhone und iPad im App Store, für Android auf Google Play und für Windows im Microsoft Store, dazu Apps für Apple Watch und Wear-OS-Uhren. Das genaue Datum je Fassung nenne ich, sobald es feststeht. Wer ich bin und warum ich trakki baue, steht unter Über trakki.

Willst du Bescheid bekommen, trag dich unten ein.

Häufige Fragen

Ist trakki ein Routenplaner oder ein Tourenplaner?

Ein Tourenplaner. trakki wählt aus, wer diese Woche dran ist, und ordnet die Besuche so, dass wenig Umweg entsteht. Die kürzeste Strecke verspricht es nicht. Für die einzelne Fahrt öffnet es Google Maps, Apple Maps oder Waze.

Brauche ich ein Konto?

Nein. Du installierst die App und fängst an, ohne Anmeldung und ohne Passwort. Nur für den Sync meldest du dich bei deiner eigenen Cloud an. Dein Passwort sieht trakki dabei nicht.

Was unterscheidet trakki von einer Außendienst-Software für Firmen?

Firmen-Software gehört der Firma, verwaltet Teams, und die Daten liegen beim Anbieter. Bei trakki liegt die Kundenliste auf deinem Gerät, und trakki plant deine Woche. Wer beides braucht, plant mit trakki und gibt die Besuche als Excel an das Firmensystem weiter.

Funktioniert die Außendienst-App ohne Internet?

Zum Teil. Was schon auf deinem Gerät liegt, geht auch ohne Netz: Kunden, Besuche, die Woche und die Kundenakte. Internet brauchen Karte, Adresssuche (neue Kunden, Excel-Import) und echte Fahrzeiten; ohne Netz rechnet trakki nur mit der Luftlinie und schreibt „Luftlinie geschätzt“ dazu.

Ist trakki kostenlos?

Nein, trakki ist ein Abo. Den ersten Monat testest du gratis, über App Store oder Google Play. Vorher ansehen kannst du die App im Browser mit Beispielkunden, ohne Konto.

Kann ich mit Excel weiterarbeiten?

Ja. Deine Kundenliste kommt als Excel-Datei (.xlsx) hinein. Planst du heute mit der Excel-Vorlage für die Tourenplanung aus dem Ratgeber, liest trakki auch die direkt ein. Die Besuche kommen später als Excel wieder heraus.