Tourenplaner Außendienst kostenlos: wie weit gratis reicht

Von Manuel Ober · 20. September 2026 · 4 Minuten Lesezeit

Drei Arten von „kostenlos“

Wer einen kostenlosen Tourenplaner sucht, findet drei verschiedene Dinge. Was davon für dich reicht, hängt von der Zahl deiner Kunden ab.

Dauerhaft gratis, mit Obergrenze. Kartendienste und Online-Routenoptimierer kosten nichts, planen aber nur eine bestimmte Zahl von Zielen. Für einen Tag reicht das oft, für eine Woche selten.

Gratis auf Zeit. Viele Anbieter von Außendienst-Software lassen dich zuerst testen. Danach kommt ein Preis, der meist für Firmenbudgets gemacht ist, nicht für Einzelne.

Gratis, weil du die Arbeit machst. Eine Excel-Vorlage kostet nichts und kann alles, was du selbst hineinrechnest. Der Preis ist dein Sonntagabend.

Kartendienste: gratis, mit Obergrenze

Mit Google Maps, Apple Maps oder Waze fährst du ohnehin, und sie kosten nichts. Google Maps plant bis zu neun Ziele in einer Route, das Endziel eingeschlossen (Google-Maps-Hilfe, abgerufen am 20. September 2026). Mit dem Start sind das zehn Orte.

Für einen Tag mit sechs Besuchen reicht das. Es fehlt die Frage davor: Ein Kartendienst weiß nicht, welche deiner Kunden fällig sind. Er beantwortet „in welcher Reihenfolge“, nicht „welche sechs“. Mehr dazu im Ratgeber Tourenplanung mit Google Maps.

Dazu kommt Google My Maps. Du lädst eine Tabelle hoch, und jede Adresse wird ein Punkt auf der Karte. Das ist gratis und der schnellste Weg, ein Gebiet zum ersten Mal zu sehen. Geplant wird damit nichts, gesehen viel. Die Anleitung steht im Ratgeber Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen.

Online-Routenoptimierer: eine Adressliste, eine kurze Runde

Im Netz gibt es Werkzeuge, die eine Liste von Adressen zu einer kurzen Runde sortieren. Gratis ist meist eine begrenzte Zahl von Stopps je Route. Für größere Touren verlangen die Anbieter eine Tages- oder Monatsgebühr.

Das taugt für den Fall „ich habe heute 18 Adressen und will eine kurze Runde“. Als Tourenplaner für ein Gebiet taugt es nicht: Besuchsrhythmus, letzter Besuch und Öffnungszeiten kommen darin nicht vor.

Excel: kostenlos, solange du selbst rechnest

Eine Tabelle mit Kunde, letztem Besuch, Rhythmus und nächster Fälligkeit kostet nichts und reicht erstaunlich weit. Eine fertige Vorlage mit der Formel, die „fällig“ von selbst ausrechnet, liegt im Ratgeber Excel-Vorlage Tourenplanung Außendienst.

Ehrlich dazu: Excel rechnet keine Fahrzeit. Wer 50 Kunden mit drei Rhythmen führt, sitzt pro Woche eine halbe bis eine ganze Stunde daran.

Die vier Grenzen von Kartendienst und Routenoptimierer

Sie wissen nicht, wer dran ist. Kartendienst und Routenoptimierer kennen deinen Besuchsrhythmus nicht. Genau das kostet im Außendienst die meiste Zeit.

Sie rechnen die Fahrt, nicht den Tag. Zeit beim Kunden, Pause und Parkplatzsuche fehlen. Allein Parken und Ankommen kosten je Besuch rund sieben Minuten. Bei sechs Besuchen sind das am Abend 42 Minuten.

Sie planen nicht nach Öffnungszeiten. Ob die Ordination am Mittwochnachmittag geschlossen hat, musst du selbst wissen.

Sie ordnen nichts neu. Sagt jemand ab, sortierst du den Rest des Tages selbst um.

Wo trakki ins Spiel kommt

trakki ist für den Bereich gebaut, wo diese Werkzeuge enden: fester Besuchsrhythmus, ab etwa 50 Kunden. Es kennt die Fälligkeit jedes Kunden, legt die Woche auf Knopfdruck an und plant nur in die Öffnungszeiten. Die Fahrzeiten rechnet es mit Straßenzeiten, Staus zur Stoßzeit kennt es nicht.

Im Browser kannst du trakki mit Beispielkunden ansehen. Was die App kann, steht auf der Seite Außendienst-App. trakki kommt für iPhone, iPad, Android und Windows und startet in Österreich. Trag dich auf der Startseite ein, dann bekommst du beim Start Bescheid.

Was ich an deiner Stelle nehmen würde

1. Bis etwa 20 Kunden ohne festen Rhythmus: dein Kartendienst, fertig. Mehr Aufwand lohnt sich nicht.
2. Eine große Tour, einmalig: ein Online-Routenoptimierer. Für einen Tag mit vielen Stopps reicht oft die Tagesgebühr.
3. Fester Rhythmus, ab etwa 20 Kunden: zuerst die Excel-Vorlage. Wird dir der Sonntagabend zu lang, nimm eine App, die Fälligkeit und Fahrzeit selbst rechnet.
4. Team mit Kundendatenbank (CRM) und zentraler Auswertung: eine Firmenlösung. Dafür ist trakki nicht gebaut.

Häufige Fragen

Gibt es eine dauerhaft kostenlose Tourenplanung für 200 Kunden?

Für die Routen ja, für die Planung nein. Kostenlose Werkzeuge sortieren eine begrenzte Zahl von Adressen. Welcher der 200 Kunden wann dran ist, führst du selbst in einer Liste. Ab dieser Größe fragst du nicht mehr „was kostet nichts“, sondern „was kostet weniger als meine Zeit“.

Lohnt sich die Testphase einer Firmensoftware, wenn ich allein unterwegs bin?

Zum Anschauen ja, zum Entscheiden nur bedingt. Der Preis danach ist meist für Firmen gemacht, nicht für Einzelne. Und in einem Monat erlebst du einen Durchlauf deines Rhythmus, aber nicht den Quartalswechsel und nicht den Urlaub, in dem alles liegen bleibt.

Kann ich trakki ausprobieren, bevor ich mich entscheide?

Ja, im Browser mit Beispielkunden. Du siehst Karte, Woche und Kundenakte, bevor du eigene Kunden lädst. trakki kommt für iPhone und Android. Trag dich auf der Startseite ein, dann bekommst du beim Start Bescheid.