Excel-Vorlage Tourenplanung Außendienst (kostenlos)

Von Manuel Ober · 6. September 2026 · 3 Minuten Lesezeit

Die Vorlage

Excel-Vorlage Tourenplanung herunterladen (11 KB, öffnet in Excel, LibreOffice, Numbers und Google Tabellen)

Drei Blätter, keine Makros, keine Anmeldung:

• Kunden. Name, Straße, PLZ, Ort, Kategorie, Rhythmus in Tagen, letzter Besuch, Öffnungszeiten, Ansprechpartner, Notiz. Die Spalte „Fällig am“ rechnet sich aus letztem Besuch plus Rhythmus. Drei Beispielzeilen zeigen, wie es gemeint ist. Überschreib sie.
• Woche. Montag bis Freitag mit Stundenraster, darunter Besuche, Kilometer und die Frage nach der Übernachtung.
• So geht's. Die fünf Schritte in Kurzform.

Du suchst die Vorlage für Besuchsberichte? Die steht im Ratgeber Besuchsbericht-Vorlage für den Außendienst.

Warum die Adressen in getrennten Spalten stehen

Straße, Postleitzahl und Ort stehen getrennt, damit die Liste auch außerhalb von Excel funktioniert. Willst du die Kunden später auf einer Karte sehen, brauchst du genau diese Spalten, ohne Zusätze wie „2. Stock“ in der Adresse. Solche Zusätze gehören in die Spalte „Notiz“.

Wie du eine bestehende Liste dafür bereinigst, steht im Ratgeber Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen.

Der Rhythmus ist die wichtigste Spalte

„Rhythmus (Tage)“ ist der gewünschte Abstand zwischen zwei Besuchen. Ein Beispiel: 30 für A-Kunden, 60 für B-Kunden, 120 für C-Kunden. Mit dem letzten Besuch ergibt das die Fälligkeit, und die beantwortet die Frage, auf die es jeden Freitag ankommt: Wer ist diese Woche dran?

Filterst du nach „Fällig am“, bleiben die 15 bis 25 Kunden übrig, aus denen du die Woche baust, nicht die 300.

So legst du die Woche mit der Vorlage

1. Filtern. „Fällig am“ bis Ende nächster Woche.
2. Nach Gegend bündeln. Sortiere die gefilterte Liste nach Postleitzahl. Was im selben Bezirk liegt, kommt an denselben Tag.
3. Auf die Tage verteilen. Im Blatt „Woche“ bekommt jeder Tag einen Bezirk. Erst danach legst du die Reihenfolge.
4. Öffnungszeiten prüfen. Dafür gibt es eine Spalte, damit die Apotheke mit Mittagssperre nicht um 12:45 dran ist.
5. Puffer lassen. Ein Besuch je Tag darf ausfallen.

Die ausführliche Methode steht im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst.

Besuchsplanung im Außendienst mit derselben Vorlage

Tourenplanung beantwortet die Frage nach dem Tag, Besuchsplanung die nach dem Jahr: Wie oft siehst du jeden Kunden, und geht sich das aus?

Beides steckt in derselben Datei. Die Spalte mit dem Rhythmus ist die Besuchsplanung. Aus Rhythmus und Zahl der Kunden je Klasse ergeben sich die Besuche pro Jahr. Liegt die Summe über dem, was 200 Arbeitstage hergeben, stimmt der Rhythmus nicht, und das repariert keine Tourenplanung.

Die Rechnung dazu, mit Beispielzahlen für ein Gebiet mit 300 Kunden, steht im Ratgeber Gebietsplanung im Außendienst.

Wo Excel aufhört

Drei Dinge kann die Vorlage nicht.

Fahrzeiten. Excel weiß nicht, dass zwischen Kunde 2 und Kunde 3 die Donau liegt. Die Reihenfolge innerhalb eines Tages legst du aus dem Kopf, oder du tippst jede Strecke einzeln ins Navi. Warum das jeden Tag 40 Minuten kosten kann, steht im Ratgeber Fahrzeiten im Außendienst.

Die Karte. Eine Liste zeigt nicht, dass drei Kunden in derselben Straße liegen und zwei 80 Kilometer auseinander.

Der Umbau. Sagt am Dienstag ein Kunde ab, rechnet Excel nichts neu.

Für viele reicht die Vorlage ein Jahr. Wird es zu viel, nimmt trakki dieselbe Datei: Du lädst sie als Excel-Datei (.xlsx) hoch, trakki erkennt die Spalten und du bestätigst kurz. Die Fälligkeit zeigt trakki dann in Farben auf der Karte, und die Fahrzeiten rechnet es mit Straßenzeiten. Staus zur Stoßzeit kennt es nicht. Mehr auf der Startseite.

Häufige Fragen

Funktioniert die Vorlage auch mit Google Tabellen und LibreOffice?

Ja. Die Fälligkeitsformel ist eine einfache Addition, letzter Besuch plus Rhythmus, und läuft in Excel, LibreOffice Calc, Numbers und Google Tabellen.

Kann ich mehr als 200 Kunden eintragen?

Ja. Die Formel „Fällig am“ ist für 200 Kunden vorbereitet. Darunter ziehst du sie weiter nach unten.

Darf ich die Vorlage in meiner Firma weitergeben?

Ja, ohne Bedingungen. Im Blatt „So geht's“ stehen ein Satz zu trakki und ein Link auf trakki.at.