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Besuchsbericht Außendienst: Vorlage kostenlos (Excel, Word)
Von Manuel Ober · · 4 Minuten Lesezeit
Zwei Vorlagen zum Herunterladen
Nimm die Excel-Fassung, wenn du Besuche über die Zeit auswerten willst, und die Word-Fassung, wenn du Berichte einzeln abgeben musst oder lieber auf Papier schreibst.
Excel-Vorlage herunterladen (13 KB, öffnet in Excel, LibreOffice, Numbers und Google Tabellen)
Word-Vorlage herunterladen (36 KB, öffnet in Word, LibreOffice und Google Docs)
Die Excel-Fassung ist eine Liste mit einer Zeile je Kontakt und drei Blättern:
- Besuche. Datum, Kunde, Ort, Art (Besuch, Telefonat, E-Mail, Video), Ansprechpartner, Dauer in Minuten, Besprochen, Ergebnis / Nächster Schritt, Wiedervorlage am und Erledigt. Ist die Wiedervorlage erledigt, setzt du dort ein x. Zwei Beispielzeilen zeigen, wie es aussieht.
- Monat. Oben trägst du den ersten Tag des Monats ein. Darunter stehen vier Zahlen: Besuche, Telefonate und verschiedene Kunden dieses Monats, dazu alle überfälligen Wiedervorlagen ohne x. Das sind die Zahlen für den Chef, ohne dass du einen Bericht schreibst.
- So geht's. Vier Punkte zum Ausfüllen.
Die Word-Fassung ist ein Formular für einen einzelnen Besuch, ein Blatt lang. Es hat Felder für Kunde, Ort, Datum, Gesprächspartner, Funktion, Anlass, Besprochenes, Ergebnis, nächsten Schritt, nächsten Besuch und „Erledigt bis“.
Du suchst die Vorlage für die Wochenplanung? Die steht im Ratgeber Excel-Vorlage für die Tourenplanung.
Warum die meisten Besuchsberichte nichts bringen
Sie werden für den Chef geschrieben und nicht für den nächsten Besuch. Drei Absätze am Abend, in denen steht, das Gespräch sei „konstruktiv“ gewesen. Ein halbes Jahr später weiß niemand mehr, was der Kunde wollte.
Ein Besuchsbericht hat einen Zweck: Beim nächsten Mal weißt du in zehn Sekunden, was beim letzten Mal war. Was dem nicht dient, kann weg.
Fünf Angaben, die in den Bericht gehören
- Wann und mit wem. Datum, Kunde und Ansprechpartner. Ohne Namen ist der Bericht in drei Monaten wertlos, wenn die Apotheke eine neue Leiterin hat.
- Welche Art. Besuch und Telefonat zählen im Bericht getrennt; ob ein Anruf auch für den Rhythmus zählt, legst du je Kunde fest.
- Was der Kunde gesagt hat. Ein Satz, zum Beispiel: „Bestellt erst nach dem Sommer, Lager voll.“ Nicht, was du präsentiert hast.
- Was du als Nächstes tust. Ein Satz, zum Beispiel: „Rückruf Anfang September mit Angebot.“ Diese Zeile bereitet den nächsten Besuch vor.
- Bis wann. Das Datum der Wiedervorlage. Ohne Datum bleibt der nächste Schritt ein guter Vorsatz.
Ausgefüllt sieht eine Zeile so aus (erfundenes Beispiel): 12.06., Apotheke am Markt, Frau Berger, Besuch, „Bestellt erst nach dem Sommer, Lager voll.“, Rückruf mit Angebot, bis 01.09.
Die Dauer musst du nicht eintragen, sie hilft aber: Wer weiß, dass ein Besuch bei diesem Kunden 45 Minuten dauert, plant den Tag richtig. Wie die Zeit vor Ort in die Tagesplanung einfließt, steht im Ratgeber Fahrzeiten im Außendienst: warum der Tag länger wird.
Schreib den Bericht im Auto, nicht am Abend
Schreib ihn direkt nach dem Termin, bevor du den Motor startest. Dann hast du Name, Satz und nächsten Schritt noch im Kopf. Am Abend sind es fünf Berichte, und alle klingen gleich.
Darum gibt es eine Zeile je Kontakt und keinen Absatz. Eine Zeile schaffst du im Auto, einen Absatz schiebst du auf.
Die Zahlen für den Chef entstehen von selbst
Wer je Kontakt eine Zeile führt, hat am Monatsende die Zahlen beisammen. Du trägst im Blatt „Monat“ den Monatsersten ein, und die vier Zahlen stehen da.
Mehr will der Chef selten wissen. Alles andere steht in der Spalte „Ergebnis / Nächster Schritt“. Die Liste filterst du nach Kunde oder Zeitraum und gibst weiter, was du weitergeben willst.
Wo die Vorlage an ihre Grenze kommt
Die Tabelle weiß nicht, wann ein Kunde wieder dran ist. Das Datum der Wiedervorlage trägst du von Hand ein, einen Rhythmus rechnet sie nicht.
Besuchsbericht per App: Notiz zum Besuch statt Zettel
Wer Besuchsbericht und Fälligkeit zusammen will, hält die Besuche beim Kunden fest statt in einer eigenen Tabelle. So macht es trakki: Zu jedem Besuch gehört eine Notiz, die in der Kundenakte bleibt, und jeder Besuch, bei dem du den Kunden angetroffen hast, verschiebt die Fälligkeit. Notizen kannst du einsprechen statt tippen und später noch ändern. Aufgaben fürs nächste Mal hängen direkt am Kunden. Die Besuche gibst du als Excel-Datei weiter, etwa fürs Firmensystem. Im Browser kannst du trakki mit Beispielkunden ansehen, zur Startseite.
Häufige Fragen
Braucht der Besuchsbericht die Unterschrift des Kunden?
Nein. Eine Unterschrift gehört zu einem Übergabeprotokoll, nicht zum Besuchsbericht. Der Bericht hält für dich fest, was war und was kommt. Wer Nachweise aus rechtlichen Gründen braucht, etwa in der Pharmabranche für Musterabgaben, führt sie getrennt und nach den Vorgaben seiner Firma.
Wie lange hebe ich Besuchsberichte auf?
Solange der Kunde dein Kunde ist. Die Geschichte eines Kunden über drei Jahre ist beim Gebietswechsel mehr wert als jede Liste. Notizen über Personen, etwa den Ansprechpartner, sind personenbezogene Daten. Bleib sachlich, notiere nichts Privates und lösche die Angaben, wenn der Ansprechpartner ausscheidet.
Reicht die Vorlage auch für ein Team?
Für eine Person ja. Sobald mehrere Leute dieselben Kunden besuchen, braucht es ein gemeinsames System, sonst hat jeder seine eigene Wahrheit. Dafür sind die Vorlage und trakki nicht gemacht.