trakki
Tourenplanung Medizintechnik: Kliniktermine und Praxen
Von Manuel Ober · · 3 Minuten Lesezeit
Medizintechnik plant in zwei Geschwindigkeiten
Ein Klinikeinkauf gibt dir Termine mit drei Wochen Vorlauf, eine Praxis empfängt dich, wenn du gerade in der Gegend bist. Beides in eine Woche zu bringen, ist die eigentliche Aufgabe.
Wer nur die festen Termine plant, fährt für zwei Gespräche schnell 300 Kilometer. Wer nur freie Besuche plant, verpasst den Einkauf.
Feste Termine zuerst, dann die Umgebung füllen
So legst du eine Woche in vier Schritten.
- Die festen Termine setzen. Dienstag 10 Uhr Klinik Linz, Donnerstag 14 Uhr Labor Wels. Sie bleiben, wo sie sind.
- Auf der Karte sehen, wer in der Nähe fällig ist. Rund um Linz liegen drei Praxen, die seit sechs Wochen keinen Besuch hatten, und ein Dentallabor, das bald fällig wird.
- Neu planen. trakki legt sie um deine festen Termine: Die Praxen und das Labor landen am Dienstag, vor und nach der Klinik, mit Fahrzeiten, Öffnungszeiten und Mittagspause. Was in der ganzen Woche keinen Platz hat, steht beim Planen der nächsten Woche vorn.
- Dem Klinikgespräch Luft lassen. Es dauert oft länger als geplant. Gib dem Termin mehr Dauer, dann setzt trakki die Besuche danach entsprechend später an.
Mehr zur Methode steht im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst.
Weite Wege: übernachten statt heimfahren
Medizintechnik-Gebiete sind groß, oft ein halbes Bundesland. Wer Dienstag in Linz ist und Mittwoch in Salzburg, fährt dazwischen nicht heim. In trakki markierst du die Übernachtung im Wochenplan. Der Dienstag endet dann im Hotel, der Mittwoch beginnt dort. Wann sich die Nacht rechnet, steht im Ratgeber Übernachten oder heimfahren.
Wann der Klinikeinkauf wieder dran ist
Bei Geräten, die eine Klinik nur alle paar Jahre kauft, zählt, was beim letzten Mal war: welches Gerät du gezeigt hast, wer Interesse hatte, wann das Budget frei wird. In der Kundenakte steht jeder Besuch mit deiner Notiz. Ändern kannst du sie später noch. Eine Aufgabe wie „Angebot nachfragen“ hängt am Kunden und erscheint auf Wunsch erst ab einem Datum, etwa ab Jänner, wenn das Budget kommt. Vor dem nächsten Termin schaust du in die Akte statt in drei Mailordner.
Kliniken, die nur mit Termin empfangen, plant trakki nicht von selbst ein. Sie stehen in einer Liste zum Anrufen.
Was bei dir bleibt
Kliniklisten mit Ansprechpartnern sind vertraulich. trakki hat keinen Server, auf dem sie liegen, und du brauchst kein Konto. Die Liste liegt auf deinem Handy. Nutzt du den Sync, legt trakki eine mit deinem Sync-Passwort verschlüsselte Datei in deiner eigenen Cloud ab (Google Drive oder OneDrive) oder auf deiner NAS. Für Adresssuche und Fahrzeiten gehen Adressen und Koordinaten an Stadia Maps, keine Notizen. Tippst du einen Kundennamen ein, geht auch dieser Name hin, damit du die Firma vorgeschlagen bekommst. Notiere keine Patientendaten. Ob du Firmendaten in eine eigene App laden darfst, regelt dein Arbeitgeber.
Was du weitergibst, bestimmst du selbst: trakki gibt alle erfassten Besuche und Telefonate als Excel-Datei aus, mit Datum, Kunde, Adresse und Notiz. Was dein Arbeitgeber nicht braucht, löschst du vorher in Excel.
Wo trakki aufhört
trakki ist kein CRM: Es verfolgt keine Angebote und verwaltet keine Geräte oder Verträge. Es plant die Woche, zeigt, wer fällig ist, und hält deine Besuche fest. Angebote bleiben im System deiner Firma. Ansehen kannst du trakki im Browser mit Beispielkunden, auf der Startseite.
Häufige Fragen
Kann ich feste Termine mit Uhrzeit eintragen?
Ja. Ein Termin hat Tag und Uhrzeit oder ein Zeitfenster mit Dauer. Er bleibt, wo er ist, und trakki plant drumherum. Verschiebst du ihn, planst du neu.
Wie gehe ich mit Kunden um, die mehrere Ansprechpartner haben?
Die Notiz hält fest, mit wem du gesprochen hast. Hat eine Klinik mehrere Abteilungen, leg je Abteilung einen Kunden an. Dann hat jede Abteilung ihren eigenen Rhythmus und ihre eigene Akte.
Funktioniert trakki auch in Deutschland?
Noch nicht. trakki startet in Österreich, und die Adresssuche findet nur österreichische Adressen.