trakki
Übernachten oder heimfahren? Mehrtagestouren planen
Von Manuel Ober · · 4 Minuten Lesezeit
Die Frage, die sich jede Woche stellt
Wer ein großes Gebiet betreut, kennt den Moment: Der letzte Kunde des Tages liegt zwei Stunden von zu Hause weg, und morgen sind drei weitere in derselben Gegend fällig. Heimfahren heißt vier Stunden Autobahn für nichts. Übernachten heißt Hotel und ein Abend ohne Familie.
Meist wird das aus dem Bauch entschieden, am Nachmittag, wenn es für ein gutes Hotel schon zu spät ist. Dabei lässt es sich am Freitag davor in fünf Minuten ausrechnen.
Die Rechnung in einer Zeile
Übernachte, wenn Heimfahrt heute plus Anfahrt morgen mehr als zwei Stunden dauern und in der Gegend genug Kunden für einen vollen zweiten Tag fällig sind.
Beides muss stimmen. Zwei Stunden Fahrzeit allein sind kein Grund, wenn morgen nur ein Kunde wartet. Fünf fällige Kunden sind auch keiner, wenn sie 30 Minuten von zu Hause liegen.
Diese zwei Stunden entsprechen einem ganzen Kundenbesuch samt Fahrt, und zwar je Übernachtung. Bei drei Tagen mit zwei Übernachtungen gewinnst du also zwei Besuche, die sonst auf der Autobahn verloren gehen.
Such die Gegend aus, dann das Hotel
Buche das Hotel erst, wenn du die Kunden kennst, nicht davor. Fast alle machen es umgekehrt.
- Fällige Kunden auf der Karte ansehen. Wo liegen mehrere fällige Kunden nah beieinander und weit von zu Hause? Das sind deine Kandidaten.
- Zwei oder drei Tage bündeln. Tag 1 endet dort, wo Tag 2 beginnt.
- Dann das Hotel buchen, nah beim ersten Kunden des nächsten Morgens und nicht in der Landeshauptstadt, nur weil du die kennst. Zehn Minuten Anfahrt statt vierzig, und der Tag beginnt mit einem Besuch.
Wie du deine Kunden auf die Karte bringst, steht im Ratgeber Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen.
So sieht eine Zweitagestour aus
Tag 1: Früh weg, die lange Anfahrt fährst du nur einmal. Die weitesten Kunden kommen zuerst, dann arbeitest du dich zum Hotel vor. Der letzte Besuch darf später liegen als sonst, es wartet ja keine Heimfahrt. Ein Termin um 17 Uhr ist an so einem Tag kein Problem.
Tag 2: Der erste Kunde liegt zehn Minuten vom Hotel. Von dort arbeitest du dich heimwärts und nimmst die Kunden entlang der Rückfahrt mit. Den letzten Besuch legst du so, dass du nicht in den Feierabendverkehr kommst.
Gegenüber zwei einzelnen Tagen sparst du zwei lange Fahrten. Bei zwei Stunden je Richtung ist das ein voller Vormittag.
Fehler, die eine Nacht teurer machen als die Heimfahrt
Das Hotel am falschen Ort. Das bekannte Haus in der Stadt liegt 40 Minuten vom ersten Kunden. Dann beginnt der zweite Tag doch mit einer Fahrt, und die Nacht hat kaum etwas gebracht.
Zu wenige Kunden für den zweiten Tag. Zwei Besuche am Vormittag und um elf die Heimfahrt: Dasselbe hättest du von zu Hause aus geschafft.
Kein Ersatzkunde. Sagt auswärts jemand ab, ist der nächste fällige Kunde weiter weg als daheim. Halte einen Kunden in der Gegend bereit, den du notfalls vorziehst. Wie du so einen Ersatz zu jedem Termin findest, steht im Ratgeber Terminplanung im Außendienst.
Die Familie erfährt es am selben Tag. Eine Übernachtung, die seit Freitag feststeht, ist eine Planung. Eine, die um 15 Uhr per Nachricht kommt, ist ein Streit.
Wie oft ist zu oft?
Das entscheidest du mit den Menschen zu Hause. Die Planung kann nur dafür sorgen, dass jede Nacht etwas bringt. Wer zweimal pro Woche im Hotel schläft und beide Male am nächsten Tag drei Kunden schafft, hat weniger davon als jemand, der einmal schläft und sechs schafft.
Ein einfacher Maßstab: Zähl am Monatsende die Übernachtungen und die Besuche an den Tagen danach. Liegt der Schnitt unter vier Besuchen je Übernachtung, war die Gegend zu dünn besetzt oder das Hotel am falschen Ort.
So macht es trakki
In trakki trägst du die Übernachtung ein: Ort oder Hotel suchen, dazu den Abend des Eincheckens und den Morgen des Auscheckens. Für die betroffenen Tage startet und endet die Planung dann dort statt an deiner Startadresse. Der Knopf „Übernachtung“ sitzt in der Wochenansicht oben, neben „Neu planen“. Diese Tage rechnet trakki sofort neu.
Gerechnet wird mit Straßenzeiten, Staus kennt trakki nicht. Mehr dazu im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst und auf der Startseite.
Häufige Fragen
Ab welcher Entfernung von zu Hause lohnt sich die Übernachtung?
Nicht die Entfernung entscheidet, sondern Heimfahrt plus Anfahrt am nächsten Tag. Ab zwei Stunden lohnt es sich meistens, ab drei fast immer. Voraussetzung sind genug fällige Kunden für den zweiten Tag.
Wer zahlt das Hotel?
Das regelt dein Dienstvertrag, dein Kollektivvertrag oder die Reisekostenrichtlinie deiner Firma. Bist du selbstständig, zahlst du es selbst. Angestellte fragen nach, bevor sie buchen.
Was ist mit Dreitagestouren?
Das Prinzip bleibt, nur mit zwei Übernachtungen. Wichtig ist eine Schleife: weit weg beginnen und entlang des Rückwegs arbeiten. Eine Dreitagestour, die am Ende noch drei Stunden Heimfahrt hat, war schlecht gelegt.