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Terminplanung Außendienst: feste und freie Besuche
Von Manuel Ober · · 5 Minuten Lesezeit
Feste Termine und freie Besuche sind nicht dasselbe
Im Außendienst gibt es zwei Sorten Besuch, und der halbe Ärger in der Wochenplanung kommt daher, dass man sie gleich behandelt.
Ein fester Termin hat eine Uhrzeit und einen Ansprechpartner, der auf dich wartet. Er steht fest, der Rest des Tages richtet sich nach ihm.
Ein freier Besuch ist ein fälliger Kunde auf deinem Weg. Du brauchst keine Absprache und kannst ihn verschieben.
Wer nur mit Terminen plant, hat große Lücken zwischen den Terminen. Wer nur frei fährt, trifft die Entscheider nicht an. Eine brauchbare Woche hat beides. Wie das mit Klinikterminen und Praxen aussieht, zeigt die Tourenplanung Medizintechnik.
Plane die Eckpunkte zuerst
Trag zuerst die festen Termine ein, dann fülle den Tag drumherum auf. In dieser Reihenfolge:
- Feste Termine eintragen. Sie bestimmen, wo du an diesem Tag bist.
- Die Gegend um jeden Termin ansehen. Wer ist dort fällig?
- Freie Besuche davor und danach legen, am besten im Umkreis von 20 Minuten Fahrt.
- Den Rest des Tages auffüllen mit Kunden, die sonst noch fällig sind.
Wer erst die Route baut und dann Termine hineinzwängt, wirft die Route bei jedem Termin wieder um.
Zwei bis drei feste Termine am Tag sind genug
Mehr als drei feste Termine am Tag machen aus der Route ein Zickzack. Zwei Termine kannst du noch in dieselbe Gegend legen. Bei vier liegt fast immer einer am anderen Ende des Gebiets.
Dazu kommt die Zeit zwischen den Terminen. Ein Termin um 10:00, der eine halbe Stunde dauert, und der nächste um 11:30 klingen nach einer Stunde Luft. Nach Fahrt, Parkplatzsuche, Warten und Überziehen bleiben oft 30 Minuten. Das reicht für keinen zusätzlichen Besuch und ist zu viel zum Herumstehen.
Als Faustregel: zwei feste Termine als Rahmen, dazwischen vier freie Besuche. Zusammen sind das die sechs Besuche, die ein normaler Tag hergibt. Warum sechs und nicht acht, steht in den Außendienst-Tipps. Einer der vier freien Besuche ist dein Puffer: Wird es eng, verschiebst du ihn.
Wann du einen Termin brauchst und wann nicht
Jeder Termin kostet dich Beweglichkeit, also vereinbare nur die, die sich lohnen.
Termin ausmachen, wenn:
- du eine bestimmte Person brauchst, die nicht immer da ist,
- es um eine Entscheidung geht und nicht ums Nachfassen,
- die Anfahrt über eine Stunde dauert und ein Fehlbesuch den halben Tag kostet,
- der Kunde es ausdrücklich so will.
Ohne Termin vorbeifahren, wenn:
- du ohnehin in der Gegend bist,
- der Ansprechpartner fast immer da ist,
- es nur ein kurzer Routinebesuch ist,
- du eine Lücke füllen musst, weil jemand abgesagt hat.
Was du tust, wenn ein Termin platzt
Plane den Ersatz schon vorher, denn in jeder Woche sagt jemand ab. Zwei Handgriffe helfen:
Such dir zu jedem festen Termin einen Nachbarn. Das ist ein fälliger Kunde im selben oder im nächsten Ort, der keinen Termin braucht. Fällt der Termin aus, fährst du zu ihm statt nach Hause.
Rechne den Rest des Tages neu, statt die Lücke auszusitzen. Zwei freie Stunden am Vormittag sind zwei Besuche, wenn du den Nachmittag vorziehst. Wer wartet, verliert sie.
Öffnungszeiten gehören zur Terminplanung
Viele Besuche scheitern nicht an der Absprache, sondern an der Uhrzeit: Der Kunde hat gerade geschlossen oder keine Zeit.
Apotheken haben in vielen Orten über Mittag zu. Ordinationen haben feste Zeiten, und mitten in der Sprechstunde hat niemand Zeit für dich. Werkstätten nehmen am späten Nachmittag niemanden mehr an. Großhändler sind vormittags im Wareneingang.
Ein Satz beim Kunden in deiner Liste spart übers Jahr mehrere Fehlfahrten: Mittwochnachmittag zu, Freitag nur bis 12, am besten zwischen 14 und 16.
Wie weit im Voraus du Termine ausmachst
Etwa eine Woche vorher ist für die meisten Branchen richtig.
Eine Woche vorher: Der Kunde kennt seine Woche, und du kannst die Route noch um den Termin bauen.
Vier Wochen vorher: Solche Termine platzen öfter. Außerdem legen sie eine Woche fest, deren fällige Kunden du noch gar nicht kennst.
Am Vortag: Das geht bei Kunden, die dich gut kennen. Bei allen anderen wirkt es aufdringlich.
Eine kurze Nachricht am Morgen des Termins kostet zwei Minuten. Sie erspart dir die Fahrt zu jemandem, der es vergessen hat.
So macht es trakki
In trakki legst du einen Termin an, als Besuch vor Ort oder als Telefonat, und er bleibt auf Tag und Uhrzeit stehen. Die übrigen Besuche plant trakki drumherum, nach Fälligkeit und mit wenig Umweg. Kunden, die nur mit Termin besucht werden wollen, plant trakki nie von selbst ein. Sobald so ein Kunde fällig ist, steht er auf einer Liste zum Anrufen, und mit dem vereinbarten Termin kommt er in die Tour.
Wird ein Platz frei, schlägt trakki Kunden in der Nähe vor. Ein abgesagter Besuch zählt nicht, der Kunde bleibt fällig. Die Öffnungszeiten deiner Kunden hält trakki ein, auch eine Mittagssperre. Gerechnet wird mit Straßenzeiten, Staus kennt trakki nicht. trakki kommt für iPhone und Android und startet in Österreich. Im Browser kannst du trakki mit Beispielkunden ansehen, zur Startseite.
Häufige Fragen
Wie viele feste Termine sollte ein Außendienstler pro Tag haben?
Zwei bis drei. Damit hat der Tag einen Rahmen, und die Route bleibt trotzdem ohne Zickzack. Ab vier Terminen bestimmt der Kalender die Strecke, und die Fahrzeit kostet dich die Besuche, die nebenbei möglich gewesen wären.
Soll ich Termine oder freie Besuche zuerst planen?
Die Termine. Sie legen fest, wo du an diesem Tag bist. Die freien Besuche füllen danach die Gegend um sie herum. Umgekehrt reißt jeder neue Termin die fertige Route wieder auf.
Was mache ich, wenn ein Termin kurzfristig abgesagt wird?
Fahr zum vorbereiteten Nachbarn, also einem fälligen Kunden in derselben Gegend, der keinen Termin braucht. Zieh den Rest des Tages vor, statt die Lücke auszusitzen. Wie du solche Tage legst, steht im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst.
Wie weit im Voraus vereinbart man Termine im Außendienst?
Etwa eine Woche. Termine, die weiter in der Zukunft liegen, platzen öfter und legen eine Woche fest, deren fällige Kunden noch nicht feststehen. Eine kurze Bestätigung am Morgen des Termins erspart die Fahrt zu jemandem, der es vergessen hat.