Tourenplanung Außendienst: die Woche in zehn Minuten planen

Von Manuel Ober · 6. September 2026 · 6 Minuten Lesezeit

Warum die Wochenplanung so viel Zeit frisst

Die meisten planen ihre Woche am Sonntagabend und brauchen dafür ein bis zwei Stunden. Am Dienstag stimmt der Plan trotzdem nicht mehr, weil ein Kunde absagt oder ein Termin länger dauert.

Der Grund ist meist die Reihenfolge beim Planen. Man trägt einen Termin ein, dann den nächsten, und erst am Ende fällt auf, dass am Montag drei Kunden in drei verschiedenen Bezirken sitzen. Dann wird umgebaut, und noch einmal umgebaut.

Tourenplanung oder Routenplanung?

Tourenplanung entscheidet, welche Kunden an welchem Tag dran sind. Routenplanung legt fest, in welcher Reihenfolge du sie an diesem Tag fährst. Im Außendienst ist die erste Frage die schwierigere.

Dreh die Reihenfolge um, dann reichen zehn Minuten. Es sind fünf Schritte.

Schritt 1: Wer ist überhaupt fällig?

Zuerst klärst du, bei welchen Kunden du diese Woche dran bist. Dafür braucht jeder Kunde zwei Angaben: den letzten Besuch und den gewünschten Abstand zum nächsten.

Ein Beispiel: A-Kunden alle 30 Tage, B-Kunden alle 60, C-Kunden alle 120. Aus beiden Angaben folgt, wer überfällig ist, wer in zwei Wochen dran ist und wer noch Zeit hat.

Diese Liste ist deine Woche, nicht der Kalender und nicht die Tabelle mit allen 300 Kunden. Es sind die 15 bis 25 Namen, die jetzt dran sind.

Faustregel: Hast du regelmäßig mehr als 25 fällige Kunden pro Woche, sind die Abstände zu kurz oder das Gebiet zu groß. Das löst kein Plan, das ist ein Gespräch mit deiner Führungskraft.

Schritt 2: Nach Gegend bündeln, nicht nach Wichtigkeit

Der häufigste Fehler: Die wichtigsten Kunden kommen auf den Montag, egal wo sie liegen. Das Ergebnis sind 200 Kilometer für vier Besuche.

Schau dir die fälligen Kunden auf einer Karte an. Alles im Norden ein Tag, alles im Süden ein Tag. Ein A-Kunde am Donnerstag ist nicht weniger wichtig als einer am Montag, er kommt nur an einem anderen Tag dran.

Wer seine Kundenliste noch nie auf einer Karte gesehen hat, wird überrascht sein. Zwei Kunden, die in der Liste untereinander stehen, liegen 80 Kilometer auseinander. Drei andere, an die du nie gemeinsam gedacht hast, liegen in derselben Straße.

Schritt 3: Die Reihenfolge nach Fahrzeiten legen

Erst jetzt legst du die Reihenfolge innerhalb eines Tages, und zwar nach gerechneten Fahrzeiten, nicht nach Gefühl. Wer sie schätzt, verliert am Tag leicht 40 Minuten. Niemand tippt am Freitag sieben Strecken einzeln ins Navi, also wird geschätzt.

Zwischen zwei Kunden liegen 18 Minuten oder 50, je nach Strecke. Wer schätzt, denkt an die beste Fahrt, nicht an die typische. So wird ein Tag mit sechs Besuchen zu einem Tag mit fünf.

Fahrzeiten zeigt dir jedes Navi, aber nur für die nächste Fahrt. Ein Planer, der alle Strecken des Tages auf einmal rechnet, spart hier am meisten. Mehr dazu im Ratgeber Fahrzeiten im Außendienst.

Schritt 4: Öffnungszeiten und Puffer einbauen

Trag die Öffnungszeiten deiner Kunden in den Plan ein, statt sie im Kopf zu behalten. Eine Apotheke mit Mittagssperre von 12:30 bis 14:00 macht aus einem guten Plan einen schlechten, wenn du um 12:45 vor der Tür stehst. Dasselbe gilt für Ordinationen, die an ein, zwei Nachmittagen in der Woche geschlossen sind, und Betriebe mit Frühschicht.

Dazu kommt ein Puffer: ein Besuch je Tag, der ausfallen darf, ohne dass die anderen wackeln. Fünf Besuche mit Luft schlagen sieben ohne. Der siebte fällt ohnehin aus, und dann der sechste gleich mit.

Feste Termine binden dich an einen Ort zu einer Uhrzeit und bestimmen, wo der Rest des Tages stattfindet. Wie viele ein Tag verträgt und was du tust, wenn einer platzt, steht im Ratgeber Terminplanung im Außendienst.

So sieht ein Tag aus, der funktioniert:

• Erster Besuch bei einem Kunden, der früh öffnet, meist ab 8 Uhr.
• Die weiten Fahrten am Vormittag.
• Mittagspause dort, wo ohnehin Pause ist: in der Gegend der Apotheke mit Mittagssperre.
• Letzter Besuch so, dass die Heimfahrt nicht in den Feierabendverkehr fällt.

Schritt 5: Der Plan muss überall sein

Du brauchst den Plan am Montagmorgen im Auto, im Büro am Rechner und beim Kunden wieder am Handy. Ein Plan, der nur im Notizbuch steht, gilt nur dort.

Mit Excel kennst du das: Die Datei liegt auf dem Laptop, das Handy hat eine alte Fassung, die Notiz zum Besuch steht auf einem Zettel. Synchronisiert sich der Plan zwischen den Geräten von selbst, entfällt das Abtippen und mit ihm die Fehler.

Was passiert, wenn ein Kunde absagt?

Das ist der Test für jede Planung: Sagt der dritte Kunde am Dienstag ab, muss der Rest des Tages trotzdem aufgehen. Wer zu jedem festen Termin einen fälligen Kunden in der Nähe kennt, fährt dorthin statt nach Hause. Mehr dazu in der Terminplanung.

Mit einer handgeschriebenen Liste heißt das: neu rechnen. Mit dem Puffer aus Schritt 4 fällt der Ausfall gar nicht auf. Der abgesagte Kunde bleibt auf deiner Liste der Fälligen, bis du ihn wirklich besucht hast.

Die Checkliste für zehn Minuten

1. Fällige Kunden herausfiltern, nicht die ganze Liste ansehen.
2. Auf der Karte nach Gegend bündeln, ein Bezirk je Tag.
3. Reihenfolge nach gerechneten Fahrzeiten, für alle Fahrten des Tages.
4. Öffnungszeiten prüfen, einen Puffer je Tag lassen.
5. Plan auf alle Geräte bringen, dann losfahren.

So macht es trakki

trakki nimmt dir die meisten dieser Schritte ab. Du lädst deine Kundenliste als Excel-Datei (.xlsx) hoch. Die Karte zeigt, wer überfällig, bald fällig oder noch gut ist. Auf Knopfdruck legt trakki die Woche nach Fälligkeit an, rechnet mit Straßenzeiten und plant nur in die Öffnungszeiten, auch mit Mittagssperre. Staus zur Stoßzeit kennt trakki nicht. Den Puffer lässt du selbst, etwa mit einem niedrigeren Tagesziel.

Sagt ein Kunde ab, bleibt er fällig. Zieh einen Besuch auf einen anderen Tag, dann siehst du sofort den Umweg. Wird ein Platz frei, schlägt trakki Kunden in der Nähe vor. Deine Kundenliste liegt auf deinem Handy, einen trakki-Server dafür gibt es nicht. Zwischen den Geräten synchronisierst du über deine eigene Cloud: Google Drive oder OneDrive. Die Datei dort ist mit deinem Sync-Passwort verschlüsselt.

trakki kommt für iPhone, iPad, Android und Windows und startet in Österreich. Was die App sonst kann, steht auf der Seite Außendienst-App, wie die Liste auf die Karte kommt, im Ratgeber Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen.

Häufige Fragen

Wie viele Kunden pro Tag sind realistisch?

Das hängt vom Gebiet ab. In der Stadt gehen sich acht kurze Besuche aus, am Land mit 40 Kilometern zwischen den Kunden eher vier bis fünf. Wichtiger als die Zahl ist, ob die Fahrzeiten stimmen. Fünf pünktliche Besuche sind mehr wert als sieben geplante und fünf geschaffte.

Geht Tourenplanung im Außendienst auch kostenlos?

Ja, mit Grenzen: Kartendienste und Excel kosten nichts, Online-Routenoptimierer bis zu einer bestimmten Zahl von Stopps. Fälligkeit rechnet keines davon. Was die Gratis-Werkzeuge können und wo sie aufhören, steht im Ratgeber Tourenplaner kostenlos.

Soll ich die Woche am Freitag oder am Sonntag planen?

Am Freitag. Dann weißt du noch, was diese Woche liegen geblieben ist, und das Wochenende gehört dir. Wer die Planung auf zehn Minuten bringt, kann sie auch am Montag um sieben Uhr machen, vor der ersten Fahrt.

Was, wenn mein Gebiet zu groß für Tagestouren ist?

Dann brauchst du Touren mit Übernachtung. Wann sie sich lohnen, steht im Ratgeber Übernachten oder heimfahren.