Fahrzeiten im Außendienst: warum der Tag länger wird

Von Manuel Ober · 6. September 2026 · 6 Minuten Lesezeit

Die Stunde, die jeden Tag fehlt

Du planst sechs Besuche, schaffst fünf und kommst später heim als gedacht. Das liegt nicht an dir. Es sind lauter kleine Posten: ein paar Minuten je Fahrt, ein paar je Besuch, am Ende fehlt eine Stunde. Die fehlt dann abends beim letzten Kunden oder beim Essen daheim.

Das Navi ist nicht schuld. Es sagt dir beim Losfahren, wie lange die nächste Fahrt dauert, und das stimmt meistens. Es sagt dir nur nicht am Freitag, ob sechs Besuche am Dienstag in den Tag passen.

Das Navi kennt die Fahrt, der Plan braucht den Tag

Für die Wochenplanung brauchst du die Fahrzeiten aller Strecken eines Tages, bevor du losfährst. Bei sechs Besuchen sind das sieben Fahrten: von zu Hause zu Kunde 1, fünf Fahrten dazwischen, von Kunde 6 nach Hause.

Mit Google Maps geht das, aber es ist Handarbeit. Ziel tippen, Zeit ablesen, aufschreiben, nächstes Ziel. Siebenmal je Tag, 35-mal je Woche. Tauschst du zwei Besuche, weil einer erst nachmittags offen hat, beginnst du von vorn. Das macht kaum jemand jeden Freitag. Also wird geschätzt: „Nach Amstetten brauch ich eine halbe Stunde.“ Wer schätzt, denkt an die beste Fahrt, nicht an die typische.

Das ist der erste Posten: Die Fahrzeit im Plan ist kürzer als die, die das Navi später anzeigt.

Vier Posten, die in keiner Fahrzeit stehen

Selbst wenn alle sieben Fahrten stimmen, fehlen vier Dinge.

Ankommen und Wegkommen. Parkplatz suchen, zum Eingang gehen, warten, bis jemand Zeit hat, danach zurück zum Auto. Bei einer Apotheke in der Fußgängerzone sind das leicht zehn Minuten. Rechne je Besuch fünf bis zehn Minuten dazu, je nach Lage.

Öffnungszeiten. Ist die Apotheke von 12:30 bis 14:00 zu und du fährst um 12:45 los, bist du nicht in 20 Minuten drin, sondern erst in 75: Du stehst um 13:05 vor der Tür und wartest bis 14:00. Öffnungszeiten bestimmen die Reihenfolge, und die Reihenfolge bestimmt die Fahrzeiten.

Die Pause. Wer sie nicht einplant, macht sie trotzdem, nur zur falschen Zeit am falschen Ort. Plane eine halbe Stunde Mittagspause ein, am besten dort, wo ohnehin ein Kunde geschlossen hat.

Die Tageszeit. Dieselbe Strecke durch Linz dauert um 8 Uhr oft spürbar länger als um 11. Dein Navi rechnet das am Tag selbst ein, nicht in einem Plan vom Freitag. Plane für Stadtstrecken zur Stoßzeit ein paar Minuten mehr ein.

Der sechste Posten: Wenn einer absagt

Sagt der dritte Kunde am Dienstag um neun Uhr ab, ist der Tag ein anderer. Die Fahrt von Kunde 2 zu Kunde 4 ist nicht die von 2 zu 3. Vielleicht passt jetzt ein Kunde dazwischen, der am Donnerstag dran gewesen wäre.

Mit Navi und Notizbuch rechnest du am Straßenrand neu. Meistens rechnest du nicht, sondern fährst einfach, und der Tag läuft auseinander. Besser ist ein Plan, der den Rest des Tages neu rechnet, sobald ein Besuch wegfällt.

Vorbeugen hilft auch. Zwei feste Termine als Rahmen und vier freie Besuche dazwischen überstehen auch einen Tag mit Absage. Mehr dazu in der Terminplanung im Außendienst.

Ein Beispieltag, einmal geschätzt und einmal gerechnet

Fünf Kunden in einem ländlichen Gebiet, Start um 8 Uhr zu Hause. Die Zahlen sind erfunden, aber typisch.

47 Minuten Unterschied, und das ohne Parken, ohne Mittagssperre und ohne Absage. Mit allem wird es über eine Stunde. Das ist der Unterschied zwischen „um 17 Uhr daheim“ und „um 18:15 daheim“.

Wie viele Kundenbesuche pro Tag sind realistisch?

Das hängt an zwei Zahlen: wie lange ein Besuch dauert und wie weit die Kunden auseinanderliegen. Rechne so: Arbeitstag minus Pause, geteilt durch Besuch, Ankommen und eine Fahrt. Für die Heimfahrt am Abend kommt eine Fahrt dazu.

Ein Rechenbeispiel mit einem Tag von 8 bis 17 Uhr, einer halben Stunde Pause und zehn Minuten Ankommen je Besuch. Am Land dauert eine Fahrt im Schnitt 28 Minuten wie im Beispieltag oben, in der Stadt 12.

Das sind keine Branchenwerte, sondern die Rechnung mit diesen Annahmen. Setz deine eigenen Zahlen ein. Lässt du je Tag einen Besuch frei, der wegfallen darf, plane einen weniger. Wer sechs Besuche einplant und fünf schafft, plant meist mit kürzeren Fahrten, als er fährt.

So holst du die Zeit zurück

1. Rechne alle Fahrten des Tages, nicht nur die nächste.
2. Gib jedem Besuch fünf bis zehn Minuten fürs Ankommen. Fest im Plan, nicht im Kopf.
3. Erfasse die Öffnungszeiten einmal je Kunde. Dann rechnet jede Planung damit.
4. Leg die Pause dorthin, wo ohnehin ein Kunde zu hat. Das spart einen Umweg.
5. Lass je Tag einen Besuch frei, der wegfallen darf, ohne dass die anderen wackeln.
6. Rechne bei einer Absage neu, statt neu zu raten.

Von Hand ist das mehr Arbeit, als die meisten jeden Freitag auf sich nehmen. Darum ist es Aufgabe eines Tourenplaners, nicht des Navis. Wie die ganze Woche entsteht, steht in der Tourenplanung im Außendienst. Mehr Handgriffe aus dem Alltag, von der Woche am Freitag bis zur Notiz im Auto, sammeln die Außendienst-Tipps.

So macht es trakki

trakki rechnet für jeden Tag die Straßenzeiten zwischen allen Stopps und legt den Tag in die Öffnungszeiten deiner Kunden, auch mit Mittagssperre. Deine Mittagspause plant es dorthin, wo sie am wenigsten stört. Zwischen zwei Besuchen steht die Fahrzeit. Verschiebst du einen Besuch oder fällt einer aus, geht der Rest des Tages neu auf.

Staus zur Stoßzeit kennt trakki nicht. Es rechnet mit Straßenzeiten bei freier Fahrt. Fehlt für eine Strecke eine Straßenzeit, steht „Luftlinie geschätzt“ dabei. Zum Losfahren öffnet trakki Google Maps, Apple Maps oder Waze, denn für die einzelne Fahrt ist das Navi das richtige Werkzeug.

Du kannst trakki im Browser mit Beispielkunden ansehen. Mehr auf der Startseite.

Häufige Fragen

Reicht nicht Google Maps mit mehreren Zielen?

Für die Fahrt am Tag selbst ja. Für die Planung nicht. Google Maps kennt weder die Öffnungszeiten deiner Kunden noch eine Besuchsdauer, eine Pause oder eine Fälligkeit. Es rechnet die Strecke zwischen Zielen, die du ihm gibst. Die Ziele auszuwählen und in eine Reihenfolge zu bringen, das ist die eigentliche Planung.

Wie viele Kundenbesuche pro Tag sind realistisch?

Bei 45 Minuten je Besuch am Land meist fünf, in der Stadt sieben, bei kurzen Besuchen von 30 Minuten sieben bis neun. Das ist ein Rechenbeispiel für einen Tag von 8 bis 17 Uhr mit Pause und Ankommen, die Rechnung steht oben. Plant man einen Besuch frei, der wegfallen darf, ist es einer weniger.

Wie genau sind gerechnete Fahrzeiten?

Gerechnete Straßenzeiten liegen meist näher an der Wirklichkeit als Schätzungen aus dem Kopf. Staus, Unfälle und Baustellen sind darin nicht enthalten. Dafür ist der freie Besuch je Tag da. Vergleiche am Ende einer Woche Plan und Wirklichkeit, dann siehst du, auf welchen Strecken du länger brauchst als gerechnet.

Funktioniert trakki auch außerhalb von Österreich?

Nein, trakki startet in Österreich. Die Adresssuche findet nur österreichische Adressen. Für Kunden im Ausland ist trakki derzeit nicht gedacht.