Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen

Von Manuel Ober · 6. September 2026 · 5 Minuten Lesezeit

Die Liste, die jeder hat

Fast jeder im Außendienst hat eine Excel-Datei mit allen Kunden. Name, Adresse, Telefonnummer, irgendwo eine Spalte mit dem letzten Besuch, irgendwo eine mit Notizen. Sie wurde vom Vorgänger übernommen und über Jahre in Hotelzimmern ergänzt.

Eines weiß die Liste nicht: wo die Kunden liegen. Zeile 47 und Zeile 48 stehen untereinander. Ob die beiden Kunden 500 Meter oder 80 Kilometer auseinanderliegen, siehst du nicht. Auf einer Karte siehst du es sofort. Dieser Ratgeber zeigt, wie die Liste dorthin kommt und woran es meistens scheitert.

Schritt 1: Die Adressen aufräumen

Eine Karte braucht Adressen, die ein Programm lesen kann. An diesem Schritt scheitern die meisten Listen. Drei Regeln helfen.

Eine Angabe je Spalte. Straße mit Hausnummer, Postleitzahl und Ort stehen je in einer eigenen Spalte. Muss alles in einer Zelle bleiben, dann in der üblichen Reihenfolge: „Hauptstraße 12, 3300 Amstetten“ geht meistens, „Amstetten, Hauptstr. 12 (Eingang hinten)“ geht nicht.

Keine Zusätze in der Adresse. „2. Stock“, „bei Dr. Huber“ und „Eingang Parkplatz“ gehören in eine Notizspalte. In der Adresse bringen sie die Umrechnung durcheinander.

Die Postleitzahl immer dazu. In Österreich heißen 17 Ortschaften Neudorf, verteilt auf fünf Bundesländer. Mit Postleitzahl ist die Adresse eindeutig. Ohne sie landet der Kunde leicht im falschen Bundesland.

Bei 300 Kunden dauert das etwa eine Stunde. Du machst es nur einmal.

Schritt 2: Duplikate und Karteileichen entfernen

Beim Aufräumen stößt du auf beides: derselbe Kunde zweimal, einmal als „Apotheke zum Adler“ und einmal als „Adler-Apotheke“. Ein Betrieb, der seit drei Jahren geschlossen ist. Ein Ansprechpartner, der längst in Pension ist.

Kläre das jetzt. Stehen 300 Kunden in der Liste und 40 davon gibt es nicht mehr, ist jede Zahl falsch, die du daraus ableitest. Dann stehen Kunden auf deiner Fälligkeitsliste, die es gar nicht mehr gibt.

Schritt 3: Adressen in Kartenpunkte umrechnen

Das Umrechnen einer Adresse in einen Punkt auf der Karte heißt Geokodierung. Den Begriff musst du nicht kennen. Drei Dinge solltest du aber wissen.

• Es klappt nicht bei jeder Adresse. Neue Siedlungen, Adressen mit Zusatz wie „Top 4“ oder Betriebe mit Postfach findet die Umrechnung nicht immer. Bei 300 Adressen bleiben meist zehn bis fünfzehn übrig, die du von Hand setzt.
• „Ungefähr“ ist gefährlich. Manche Werkzeuge setzen den Punkt in die Ortsmitte, wenn sie die Straße nicht finden. Der Kunde liegt dann drei Kilometer neben seinem Betrieb, und du merkst es erst vor Ort.
• Jede Umrechnung braucht eine Internetverbindung. Die Adressen gehen dafür an einen Kartendienst. Frag vorher, welche Daten dabei mitgehen.

Das Ergebnis ist ein Punkt je Kunde. Erst mit diesen Punkten kann ein Tourenplaner Fahrzeiten rechnen.

Schritt 4: Was du auf der Karte zum ersten Mal siehst

Wer seine Liste zum ersten Mal auf der Karte sieht, erlebt meistens drei Überraschungen.

Das Gebiet ist nicht rund. Es hat einen dichten Kern und lange Ausläufer. Die Ausläufer kosten die meisten Kilometer und bringen die wenigsten Besuche.

Kunden, die nah beieinander liegen, wurden nie zusammen besucht. Drei Kunden im selben Ort stehen in der Liste 200 Zeilen auseinander, weil sie in verschiedenen Jahren dazugekommen sind.

Manche Kunden liegen näher am Nachbargebiet als am Kern des eigenen. Das ist eine Frage für die Gebietsaufteilung, und die Karte stellt sie zum ersten Mal.

Schritt 5: Fälligkeiten einfärben

Eine Karte mit 300 gleichen Punkten hilft wenig. Interessant wird sie, wenn die Farbe sagt, wer dran ist: rot für überfällig, gelb für bald fällig, grün für alles in Ordnung.

Dafür braucht jeder Kunde zwei Angaben: den letzten Besuch und den Rhythmus, also den gewünschten Abstand zwischen zwei Besuchen. Beides steht meist irgendwo in deiner Liste, oft als Freitext in einer Notizspalte. Trag es einmal sauber in eigene Spalten ein, dann rechnet das Werkzeug die Fälligkeit von selbst.

Wie aus der eingefärbten Karte eine Woche wird, steht im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst.

Woran es meistens scheitert

• Die Liste wird kopiert statt aufgeräumt. Dann stehen die Fehler in zwei Dateien.
• Ein Werkzeug will die Kundenliste in seiner Cloud. Eine Kundenliste gehört meist deinem Arbeitgeber, oft mit Vertraulichkeitsvereinbarung. Kläre vorher, wo sie landet und wer sie sieht.
• Die Karte ersetzt die Liste nicht. Die Liste kennt die Geschichte, die Karte die Lage. Du brauchst beide.

So macht es trakki

Du lädst deine Kundenliste als Excel-Datei (.xlsx) hoch. trakki erkennt die Spalten, du bestätigst kurz. Eine Vorlage zum Herunterladen gibt es in der App. Name und Adresse reichen, Koordinaten brauchst du nicht. Findet trakki eine Adresse nicht genau, markiert es den Treffer als ungefähr, statt ihn still in die Ortsmitte zu setzen.

Die Karte färbt jeden Kunden nach Fälligkeit. Die Adresssuche läuft über Stadia Maps und findet nur österreichische Adressen. Dorthin geht die Adresse. Tippst du in trakki den Namen eines Kunden ein, etwa wenn du ihn von Hand anlegst, geht auch der Name hin. Notizen gehen nie hin. Deine Kundenliste liegt auf deinem Handy, nicht auf einem trakki-Server. Ein Konto bei trakki brauchst du nicht.

Im Browser kannst du trakki mit Beispielkunden ansehen. Mehr auf der Startseite.

Häufige Fragen

Muss ich meine Excel-Liste umbauen?

Nur die Adressen. Alles andere kann bleiben. Straße, Postleitzahl und Ort sollten getrennt oder zumindest eindeutig sein, und in der Adresse sollen keine Zusätze stehen. Für trakki muss es eine .xlsx-Datei sein.

Was ist mit Kunden ohne genaue Adresse?

Landwirtschaftliche Betriebe, Hofläden oder Baustellen haben manchmal keine Straßenadresse. Für sie legst du die Kartenposition von Hand fest. Das dauert je Kunde etwa eine Minute und ist nur einmal nötig.

Sieht mein Chef die Karte?

Nur wenn du sie ihm zeigst. trakki hat keinen Server, auf dem deine Kundenliste liegt. Synchronisierst du über ein Cloud-Konto der Firma, liegt dort eine Datei, die mit deinem Sync-Passwort verschlüsselt ist. Lesen kann sie nur, wer das Passwort hat. Was du weitergibst, etwa deine Besuche als Excel-Datei, entscheidest du.